お客さまへのメール返信、気をつけたいこと３選！

こんにちは。

接客マナー講師の七條千恵美（しちじょうちえみ）です。

 

対面での接客ではなく、お客さまからお問い合わせや特にはクレームがメールでくることはありませんか？

顔が見えないコミュニケーションであるメール、気をつけなければならないことがいくつかあります。

そこで今回は、そのうちの３つをご紹介します！

 

１．なるべく早く返信する！

→よく言われることですが、メールの返信は早めにすることが大切です。特にクレームの場合はなかなか返事がこないことにより、元々の怒りが増してしまうことにも繋がりかねません。すぐの回答が難しい内容であったとしても「メールを受け取りました」「すぐにお調べしてあらためてお返事をいたします」など現状を伝えておくだけでも待つ人の気持ちは違うもの。返信は早く！を心がけましょう。

 

２．回答として成立しているかを確認する

→たとえば、聞かれていることが３つあるにもかかわらず回答が２つしかなかったり、回答になっていないような内容であったり…。そのような返信がかえってくると、お客さまが再度の確認メールをしなければいけなくなります。つまり手間が発生しご迷惑をおかけすることになりますよね。返信をする前に「聞かれていることの答えになっているか、漏れはないか」などの確認をお忘れなく！

 

３．宛名の社名やお名前にまちがいはないか？

→本文ももちろん大切ですが、一番上にくる宛名で失敗することがないように気をつけましょう。先日わたくし「七條千恵美」という5文字のうち3文字も漢字がちがっているメールを受け取りました（笑）そういう私も、研修のご依頼をいただいた社長への返信で「お名前を間違えないようにコピペして…、よし！これで大丈夫！」と安心してしまい、「様」を入れ忘れる失態をおかしました。皆さまもお気をつけて！

 

動画でもお伝えしています。ぜひ参考にご覧ください！

↓↓

「お客さまへのメールの返信、気をつけたいこと３選！」

 

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